لماذا رقمنة المستندات؟ تعمل المستندات وسجلات الأعمال التي تمت رقمنتها على تقليل تكاليف التخزين ، وتوفر الوقت في الاسترداد ، ويمكن مشاركتها عالميًا ، ويمكن تتبعها بكفاءة أكبر للامتثال. يوفر مسح المستندات وتصويرها في المؤسسة حلاً قابلاً للتطوير لإدارة معلومات التسجيل.
لماذا نحتاج إلى رقمنة المستندات؟
لماذا رقمنة المستندات؟ المستندات وسجلات الأعمال التي تمت رقمنتها تقلل من تكاليف التخزين وتوفر الوقت في الاسترجاع ويمكن مشاركتها عالميًاويمكن تتبعها بكفاءة أكبر للامتثال. يوفر مسح المستندات وتصويرها في المؤسسة حلاً قابلاً للتطوير لإدارة معلومات التسجيل.
ما هي المستندات التي يجب رقمنتها؟
المستندات الشخصية
- شهادات الميلاد.
- بطاقات التأمين الاجتماعي.
- وثائق زواج وطلاق.
- الوصايا والثقة.
- بوالص التأمين على المنازل والسيارات والتأمين على الحياة.
- سندات الملكية.
- العوائد الضريبية.
- جوازات السفر (على الرغم من عدم صلاحية النسخ الممسوحة ضوئيًا ، من الجيد أن يكون لديك نسخة احتياطية)
هل من الآمن مسح المستندات المهمة ضوئيًا؟
لا شيء. لا يُقصد من النسخ والمسح الضوئي أن تكون بديلاً عن المستندات التي قد تفقدها. من المفترض أن تقدم بعض الأدلة على ما كان موجودًا في المستندات الأصلية كتحوط مقابل الوقت الذي سيستغرقه إنشاء مستندات جديدة.
ماذا يعني رقمنة المستندات؟
تعني الرقمنة بشكل أساسي مسح مستند مادي لإنشاء نسخة رقمية يمكن تخزينها رقميًا. من المرجح أن تتضمن عملية الرقمنة النموذجية الخطوات التالية: تحديد الهدف والنطاق. قيم ما هو موجود في الأرشيف الخاص بك.
