عندما العميل غير سعيد، من المفيد لهم سماع شخص يعترف بالمشكلة ويقول إنه آسف. … الاعتذار يثبت أن عملك يهتم بالمشاكل التي يواجهها العملاء. شركتك لا تريدهم أن يكونوا غاضبين أو محبطين وشركتك تأسف لحدوث خطأ ما.
لماذا القول آسف مهم؟
هذا لأن الاعتذار يفتح أبواب التواصل، مما يسمح لك بإعادة الاتصال بالشخص الذي تعرض للأذى. كما يتيح لك التعبير عن أسفهم لتعرضهم للأذى ، مما يتيح لهم معرفة أنك تهتم حقًا بمشاعرهم. هذا يمكن أن يساعدهم على الشعور بالأمان معك مرة أخرى.
ما هو الاعتذار في خدمة العملاء؟
أكثر أنك تعتذر للعميل، كلما قل ذلك. إنها فعالة فقط إذا قمت بحل المشكلة. لذا ، اشرح سبب حدوث المشكلة وكيف تتعامل معها - لهذا العميل شخصيًا ، ولمنع تكرارها. نحن نهتم بشدة بتجربتك وفشلنا في تلبية معايير الجودة المعتادة.
كيف تعتذر عن سوء خدمة العملاء؟
قل آسف وعبر عن خالص الأسف . كن محددًا بشأن ما حدث. التحقق من صحة مشاعر العميل والارتباط بها. أظهر الخطوات التي ستتخذها شركتك للتأكد من أن الإزعاج لن يحدث مرة أخرى.
لا تفعل:
- كن غامضا
- تقديم الأعذار أو نقل اللوم.
- اترك المشكلة دون حل
كيف تكتب اعتذار جيد
عناصر خطاب اعتذار جيد
- قل أنك آسف. لا ، "أنا آسف ، لكن… " فقط عادي "" أنا آسف."
- امتلك الخطأ. من المهم أن تُظهر للشخص المظلوم أنك على استعداد لتحمل مسؤولية أفعالك.
- صف ما حدث. …
- لديك خطة. …
- اعترف أنك كنت مخطئا. …
- اطلب الاستغفار
